Mission de récupération et numérisation des archives du RCCM du Tribunal du Commerce d’Abidjan et du Tribunal de Première Instance d’Abidjan

CLIENT : PROJET D’AMELIORATION DE LA GOUVERNANCE POUR LA DELIVRANCE DES SERVICES DE BASE AUX CITOYENS – PAGDS	PÉRIODE : Aout 2022 – en cours
FINANCEMENT : Banque mondiale	PAYS : Côte d’Ivoire

Description des services

Etape	Phase	Désignation phases	Services et prestations à réaliser	Durée
Etape 1	1	Etat des Lieux	Réunion de cadrage avec les points focaux Etat des lieux, L’inventaire exhaustif des documents d’archives afin de confirmer l’estimation initiale ; L’identification des forces et faiblesses du système de gestion des archives physiques ;	1 Mois
	2	Volet Archivage Physique : La mise en place d’un outil physique et informatisé de gestion centralisée	Etude de l’existant, Analyse des besoins, Spécifications détaillées du nouveau système d’archivage à mettre en place, Le tri et la mise à jour du classement physique ; La mise en place des outils appropriés pour un archivage efficace, moderne ; L’archivage des dossiers des plus anciens aux plus récents ;	3 Mois
Etape 2	3	Volet Logiciel : Fourniture, livraison, installation et configuration du SAE (implémentation et déploiement du SAE)	Présentation de la solution Déploiement et Paramétrage du logiciel Test des fonctionnalités Opérationnalisation du système informatisé avec l’automatisation du versement des dossiers à archiver, depuis les modules du RCCM et des activités judiciaires	2 Mois
	4	Volet Fourniture du matériel de numérisation et d’alimentation de la Base données	Fourniture des équipements de numérisations (Scanners, poste de travail) Installations des postes de numérisation sur les différents sites	1 Mois
Etape 3	5	Volet archivage Electronique : Numérisation et saisie des données	La numérisation de l’ensemble des documents concernés avec le classement électronique par dossier avec une nomenclature facilitant la recherche ; La saisie des données du RCCM dans un fichier Excel : L’alimentation des documents numérisés dans le système d’archivage électronique :	12 Mois
Etape 4	6	Volet Formation et Transfert de compétence et accompagnement à la mise en place du fonctionnement de la solution d’archivage électroniques ;	Formation et Transfert technologique : accompagnement dans le basculement de la production réelle. Assistance au démarrage : couvrir les aspects utilisation, administration et exploitation technique de la plate-forme ainsi que le paramétrage.	1 mois
	7	Volet Service-Après-Vente (SAV)	Assurer le support technique avec encadrement et accompagnement des utilisateurs sur 1 an (la garantie de la solution proposée).	12 Mois